マンション管理会社変更の流れ（リプレイス手順）

１．管理会社変更の検討開始理事会開催

現状の問題点や課題を確認

「管理委託費が高い」「フロント担当者の対応が悪い」「管理員の教育ができていない」「修繕工事が高い」など、マンションの管理会社変更を検討する理由は管理組合ごとに様々です。

ご自身のマンションの問題点や課題を理事会の皆様で共有し、明確にすることで、管理会社変更の必要性を再認識できます。

新管理会社に求める条件を確認

問題点や課題をふまえて、新管理会社に対して求める条件を明確にすることで、マンション管理会社の選定を円滑に進めることができます。

管理会社変更のスケジュールを確認

マンション管理会社変更までの流れや手順を理事会の皆様で共有し、理事会開催が可能なスケジュールを確認します。

管理会社変更の検討開始から、新管理会社の管理開始までの一般的な期間は、半年～1年程となります。

２．見積り依頼先の管理会社を選定

見積り依頼先のマンション管理会社を複数社選定

理事会で求める条件に対応できるマンション管理会社を複数社選定します。

一般的には3社～6社程に依頼するケースが多いです。

３．各管理会社に管理費見積りを依頼

見積り依頼先の各管理会社に見積りを依頼

選定した複数のマンション管理会社に見積り参加を依頼します。

４．見積り参加会社を確定

見積り依頼先の各管理会社に見積り参加の可否を確認

依頼したマンション管理会社に見積り参加の可否を確認します。

マンションの建物規模やエリアによっては、見積り参加を辞退する管理会社もございます。

５．面談・現地調査を実施

見積り参加会社の担当者による面談・現地調査を実施

見積依頼先のマンション管理会社の担当者がマンションにお伺いして、面談・現地調査を行います。

理事会のご担当者から、現状のご不満点や新管理会社に対する要望をお伺いします。

見積り作成のために以下の資料を閲覧させていただきます。

〈見積り作成のために閲覧する資料〉

・現行の管理委託契約書（必須）

・設備点検報告書（消防設備点検・給排水設備点検など）（必須）

・直近の総会資料（任意）

・竣工図面または販売パンフレット（任意）

建物の設備や現在の管理状況を確認するため、現地調査を行います。

６．見積書・提案書を受領

各管理会社から見積書・提案書を受領

現地調査を行ってから2～3週間後に、各管理会社から理事会のご担当者宛に見積書・提案書が提出されます。

７．見積書・提案書を比較検討理事会開催

理事会で見積書・提案書を比較検討し、プレゼンテーション参加会社を選定

理事会で見積書・提案書を比較検討いただき、プレゼンテーションに参加する管理会社を選定します。

８．プレゼンテーション準備

プレゼンテーション参加会社に参加を依頼

プレゼンテーションに参加する管理会社に対して、開催日程や開催場所を伝え参加依頼を行います。

プレゼンテーション会場を手配

プレゼンテーションを行う会場を手配します。

区分所有者にプレゼンテーション開催のお知らせを配布

区分所有者宛にプレゼンテーション開催のお知らせと出席票を配布します。

１０．新管理会社を内定理事会開催

アンケート結果などを参考に理事会で新管理会社を内定

アンケート結果や理事会の皆様の意見を共有し、理事会で新管理会社を内定します。

１２．管理会社変更の総会準備

総会議案書の作成

管理会社変更についての総会議案書を作成します。

一般的には新管理会社が資料作成をサポートすることになります。※お打合せの際にご確認ください。

総会議案書の配布

区分所有者の皆様に対して、総会開催のお知らせと出席票を配布します。

総会の会場を手配

総会を行う会場を手配します。

１４．旧管理会社に解約通知を提出

旧管理会社に管理委託契約の解約通知を提出（解約日の3カ月前までに提出）

総会で新管理会社への管理変更が承認されたら、現在の管理会社に管理委託契約の解約通知を提出します。

現在の管理委託契約書が、国土交通省の定める「マンション標準管理委託契約書」に沿って作成されている場合、契約期間の満了を待たずに、管理組合が希望する解約日の3カ月前までに解約通知を現在の管理会社に書面で提出することによって解約することが可能です。

※詳しくは、現在ご契約されている管理委託契約書をご確認ください。