マンション管理会社変更(リプレイス)の流れ

目次

  1. 管理会社変更の検討開始理事会開催
  2. 見積り依頼先の管理会社を選定
  3. 各管理会社に見積りを依頼
  4. 見積り参加会社を確定
  5. 面談・現地調査を実施
  6. 見積書・提案書を受領
  7. 見積書・提案書を比較検討理事会開催
  8. プレゼンテーション準備
  9. プレゼンテーション開催
  10. 新管理会社を内定理事会開催
  11. 新管理会社と打合せ理事会開催
  12. 管理会社変更の総会準備
  13. 管理会社変更の総会開催総会開催
  14. 旧管理会社に解約通知を提出
  15. 新旧管理会社の引継ぎ
  16. 新管理会社の管理開始

1.管理会社変更の検討開始理事会開催

現状の問題点や課題を確認

「管理委託費が高い」「フロント担当者の対応が悪い」「管理員の教育ができていない」「修繕工事が高い」など、マンションの管理会社変更を検討する理由は管理組合ごとに様々です。

ご自身のマンションの問題点や課題を理事会の皆様で共有し、明確にすることで、管理会社変更の必要性を再認識できます。

新管理会社に求める条件を確認

問題点や課題をふまえて、新管理会社に対して求める条件を明確にすることで、マンション管理会社の選定を円滑に進めることができます。

管理会社変更のスケジュールを確認

マンション管理会社変更までの流れや手順を理事会の皆様で共有し、理事会開催が可能なスケジュールを確認します。

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管理会社変更のスケジュール表を作成します。

ご希望の変更時期に合わせた管理会社変更のスケジュール表を作成してお送りします。

2.見積り依頼先の管理会社を選定

見積り依頼先のマンション管理会社を複数社選定

理事会で求める条件に対応できるマンション管理会社を複数社選定します。

一般的には3社~6社程に依頼するケースが多いです。

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最適な管理会社を選定します。

過去のご利用者様の評価実績などをふまえて、最適な管理会社を複数社選定してご紹介します。

3.各管理会社に見積りを依頼

見積り依頼先の各管理会社に見積りを依頼

選定した複数のマンション管理会社に見積り参加を依頼します。

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各管理会社に見積り依頼を行います。

理事会様に代わって各管理会社に見積り依頼を行います。

4.見積り参加会社を確定

見積り依頼先の各管理会社に見積り参加の可否を確認

依頼したマンション管理会社に見積り参加の可否を確認します。

マンションの建物規模やエリアによっては、見積り参加を辞退する管理会社もございます。

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見積り参加可否の報告書をご提出します。

見積り依頼先の各管理会社に参加の可否を確認し、報告書にまとめてご報告します。

5.面談・現地調査を実施

見積り参加会社の担当者による面談・現地調査を実施

見積依頼先のマンション管理会社の担当者がマンションにお伺いして、面談・現地調査を行います。

理事会のご担当者から、現状のご不満点や新管理会社に対する要望をお伺いします。

見積り作成のために以下の資料を閲覧させていただきます。

〈見積り作成のために閲覧する資料〉
・現行の管理委託契約書(必須)
・設備点検報告書(消防設備点検・給排水設備点検など)(必須)
・直近の総会資料(任意)
・竣工図面または販売パンフレット(任意)

建物の設備や現在の管理状況を確認するため、現地調査を行います。

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各管理会社と日程を調整します。

ご希望の面談・現地調査日程をお伺いして、見積り参加予定の各管理会社と調整します。

6.見積書・提案書を受領

各管理会社から見積書・提案書を受領

現地調査を行ってから2~3週間後に、各管理会社から理事会のご担当者宛に見積書・提案書が提出されます。

7.見積書・提案書を比較検討理事会開催

理事会で見積書・提案書を比較検討し、プレゼンテーション参加会社を選定

理事会で見積書・提案書を比較検討いただき、プレゼンテーションに参加する管理会社を選定します。

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オリジナルの見積比較表を作成します。

各管理会社の特徴や見積り金額を比較表にまとめてご提出します。

8.プレゼンテーション準備

プレゼンテーション参加会社に参加を依頼

プレゼンテーションに参加する管理会社に対して、開催日程や開催場所を伝え参加依頼を行います。

プレゼンテーション会場を手配

プレゼンテーションを行う会場を手配します。

区分所有者にプレゼンテーション開催のお知らせを配布

区分所有者宛にプレゼンテーション開催のお知らせと出席票を配布します。

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参加会社と日時を調整します。

ご希望の開催日程をお伺いし、参加会社と日程・時間配分などを調整します。

9.プレゼンテーション開催

各管理会社の特徴や見積り内容を確認

各管理会社が、会社概要や自社の強み、見積り内容をご説明します。

プレゼンテーション参加者にアンケートを実施

各社のプレゼンテーションが終了後、参加者に対してアンケートを配布・回収します。

10.新管理会社を内定理事会開催

アンケート結果などを参考に理事会で新管理会社を内定

アンケート結果や理事会の皆様の意見を共有し、理事会で新管理会社を内定します。

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選考結果を各社にお伝えします。

内定した新管理会社や落選した会社に対して、理事会様に代わって選考結果をお伝えします。

11.新管理会社と打合せ理事会開催

新管理会社と管理委託内容について打ち合わせ

内定した新管理会社と最終的な管理委託契約の内容を協議いただきます。

総会の開催予定や管理開始予定などのスケジュールについても確認いたします。

12.管理会社変更の総会準備

総会議案書の作成

管理会社変更についての総会議案書を作成します。

一般的には新管理会社が資料作成をサポートすることになります。※お打合せの際にご確認ください。

総会議案書の配布

区分所有者の皆様に対して、総会開催のお知らせと出席票を配布します。

総会の会場を手配

総会を行う会場を手配します。

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新管理会社がサポートします。

新管理会社が総会資料の作成などをお手伝いします。

13.管理会社変更の総会開催総会開催

新管理会社への管理変更を決議

総会で新管理会社と管理委託契約締結について決議します。(内容:管理会社変更の検討経緯、新管理会社の契約開始時期、管理委託金額等)

管理会社変更は普通決議(過半数)の事案になります。

年1回の通常総会では検討する議案が多すぎるため、管理会社変更の決議は臨時総会を開催することが一般的です。

新管理会社の重要事項説明

新管理会社が新規管理委託契約に関しての重要事項説明を行います。

14.旧管理会社に解約通知を提出

旧管理会社に管理委託契約の解約通知を提出(解約日の3カ月前までに提出)

総会で新管理会社への管理変更が承認されたら、現在の管理会社に管理委託契約の解約通知を提出します。

現在の管理委託契約書が、国土交通省の定める「マンション標準管理委託契約書」に沿って作成されている場合、契約期間の満了を待たずに、管理組合が希望する解約日の3カ月前までに解約通知を現在の管理会社に書面で提出することによって解約することが可能です。

※詳しくは、現在ご契約されている管理委託契約書をご確認ください。

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新管理会社がサポートします。

新管理会社が解約通知の作成などをお手伝いします。

15.新旧管理会社の引継ぎ

新管理会社と旧管理会社で管理引継ぎ(3ヶ月ほど)

旧管理会社が管理しているマンションに関する書類や通帳、印鑑、共用部の鍵などを新管理会社に引き継ぎます。

管理会社変更に伴う口座振替の変更手続きを行います。

16.新管理会社の管理開始

新旧管理会社による引継ぎが完了し、新管理会社による管理が開始されます。